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Xerox Dokumentenmanagement-Lösung bewahrt kleine und mittlere Unternehmen vor Informationsflut

 

Xerox stellt mit DocuShare Express Content-Management-Lösung für den Mittelstand vor

Etwa ein Drittel ihrer Zeit verwenden Mitarbeiter in kleinen und mittleren Unternehmen (KMUs) allein auf die Suche und die Verwaltung von Informationen. Die steigende Informationsflut stellt sie vor immer größere Herausforderungen. Xerox hat dies erkannt und bietet mit DocuShare Express dem Mittelstand eine neue Content-Management-Lösung an, um die Herkulesaufgabe des effizienten Dokumentenmanagements zu bewältigen. Denn mit dem elektronischen Ablagesystem DocuShare Express lassen sich wichtige Geschäftsdokumente einfach und bequem verwalten. Es ermöglicht eine leichte Speicherung, Auffindung und Bereitstellung von Informationen. Die webbasierten Ordner können dabei gescannte Dokumente, Tabellen und Worddokumente bis hin zu Blogs und Wikis beinhalten.

Die Nachverfolgung von digitalen Informationen erweist sich gerade in KMUs aufgrund der limitierten administrativen Ressourcen als schwierig. Und die steigende Zahl an Dokumenten in elektronischer oder Papierform kann die Informations- und Wissensverteilung im Unternehmen regelrecht lahm legen. Diese ist aber essenziell, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Mit DocuShare Express sind KMUs hinsichtlich des Informationsmanagements und der daraus folgenden Effizienzsteigerung ähnlich gut aufgestellt wie große Unternehmen. Durch seine Erfahrungen in Dokumentendienstleistungen ist Xerox damit der geeignete Technologiepartner für Unternehmen jeder Größe.

Xerox DocuShare Express hilft KMUs, Dokumente optimal zu nutzen. Egal ob es sich um einfache Aufgaben wie die Archivierung, Verwaltung, Speicherung und das Wiederfinden von Inhalten handelt, oder um komplexe Dokumenten-Workflows. So müssen in einer Arztpraxis beispielsweise bestimmte Materialien, Arzneiverordnungen und Handbücher immer auf den neuesten Stand gebracht werden. Das jeweilige Ausdrucken der aktualisierten Dokumente und die Organisation können teuer werden. DocuShare Express von Xerox ermöglicht es den Mitarbeitern alle diese Materialien jederzeit online abrufen zu können. Sie können Dokumente und neue Versionen hinzufügen und bei Bedarf ausdrucken. Die Mitarbeiter haben somit einen einheitlichen Informationsstand, ohne das Budget zu belasten.

EIP-Client vereinfacht Scan- und Ablage-Prozesse

Die Xerox Content-Management-Lösung DocuShare Express beinhaltet zudem eine zeitsparende Ablage- und Scanfunktion. Grundlage dafür ist der intuitiv bedienbare und webbasierte EIP-Client, welcher von Thomas Gabel Consulting, dem strategischen Partner von Xerox DocuShare, entwickelt wurde. Dank des EIP-Clients können Nutzer Dokumente einfach über den Touchscreen eines EIP-fähigen Multifunktionsgerätes (MFP) in die jeweiligen DocuShare-Ordner scannen. Denn auf dem Display des MFPs findet der Anwender die vollständige DocuShare-Oberfläche, mit der er tagtäglich arbeitet und kann dynamisch durch seine Verzeichnisse navigieren. Dokumente können so einfach online angeschaut und verteilt werden – ohne den PC zu nutzen. Weitere Dokumentenvervielfältigungen sind nicht mehr nötig. Das reduziert Papier und schont die Umwelt. Darüber hinaus können die Anwender einen Dokumenten-Workflow initiieren, indem sie einen bereits definierten Prozess auslösen, sobald ein Dokument gescannt und zur Ablage hinzugefügt werden soll.

DocuShare Express ist ab November über den strategischen Partner von Xerox DocuShare Thomas Gabel Consulting erhältlich

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