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Xerox torna acessível soluções de gestão de processos de documentos contabilíticos às PME’s portuguesas

O PaperLESS BOX vem responder às necessidades de gestão documental das PME’s, até agora sem opções adaptados às suas necessidades.

Lisboa, 13 outubro 2009 – A Xerox Portugal avança para o mercado com uma nova solução, apresentando o PaperLESS BOX.

Esta nova solução consiste num simples e completo serviço de digitalização e arquivo electrónico desenvolvido para pequenas e médias empresas e totalmente adaptável às necessidades específicas de cada organização.

Aproveitando o manacial de conhecimento já detido pela empresa e as ferramentas desenvolvidas pela intensa investimento em I&D, a Xerox Portugal capitalizou esse know-how e desenvolveu um conjunto de métodos e processos que prometem simplificar a vida das empresas.

O PaperLESS BOX é uma solução web-based baseada em software e serviços, que centraliza o processamento de documentos sem as complicações de instalações software e hardware, das soluções tradicionais mais complexas.

A par disto e como mais valia evidente, não existe investimento inicial, estando o delivery da solução baseada num volume de documentos processados mensalmente e uma taxa fixa que o cliente paga em igual periodo, durante o tempo de duração do contrato (12, 24 ou 36 Meses).

O ponto central é: Flexibilidade, pois não obstante a existência de uma baseline fixa de documentos mensal, é possível ao clientes agregar excedentes sem necessidade de re-negociação ou acertos no contrato.

Uma das modalidades desta solução, assenta na infra-estrutura de MFD’s já disponível nos clientes, procedendo a Xerox à integração dos serviços pós-digitalização, acrescentando assim, valor ao documentos e libertando os clientes dos processos morosos e de custos indirectos dificeis de contabilizar e medir.

Nas modalidades mais avançadas a Xerox responsabiliza-se igualmente pela gestão do arquivo fisico e pelo processamento integrados das facturas electrónicas recebidas pelos clientes

Desta forma, e com base numa estrutura estandardizada, os clientes poderão usufruir de serviços de Indexação de Documentos, Recepção e Tratamento de Imagem, Digitalização de Imagem, Recolha Física de Documentos, Disponibilização num Portal de Consulta, Arquivo Físico de documentos e Classificação de Documentos.

Para que possa satisfazer diferentes segmentos de mercado, foram desenhados 3 Packages de Serviços Paperless, designadamente o Paperless Box Light, Plus e Professional. Quanto à abrangência de cada um:

PaperLESS BOX Light

* Recepção de imagens em PDF’s ou TIFF, dos documentos digitalizados pelo cliente;
* Extracção de elementos para classificação dos documentos (por tipologia: factura, recibo, etc.);
* Indexação dos Documentos;
* Extracção de dados;
* Arquivo da informação num sistema de gestão documental e disponibilização no Portal p/ Consulta;
* Envio de relatório periódico (a periodicidade é definida com o cliente) dos dados extraídos para o Cliente ou directamente para o seu gabinete de contabilidade;
* Custódia dos Documentos em Papel;

PaperLESS BOX Plus

* Em adicional a Xerox é responsável pelo levantamento/recolha dos documentos nas instalações do cliente;
* A Xerox realiza o processo de digitalização dos documentos;
* Em casos excepcional o cliente pode digitalizar nos MFD’s Xerox alguns documentos;

PaperLESS BOX Professional

* Os documentos contabilísticos dos clientes passam a ser endereçados para um Apartado do Cliente, mas gerido pela Xerox;
* Em casos excepcional o cliente pode digitalizar nos Multifuncionais Xerox alguns documentos;
* A Xerox disponibiliza ainda, um serviço de construção de Workflow’s de aprovação de documentos contabilísticos;

Segundo Marcos Lessa, Director Xerox Global Services, da Xerox Portugal, “Este lançamento, vem consolidar o focus da Xerox no outsourcing de processos de negócio relacionados com documentos. Os clientes confiam na experiencia relevante da Xerox nesta área e no modo como vamos de encontro às necessidades dos clientes, como comprova o forte crescimento de 2 digitos que vamos alcançar neste segmento já em 2009.”

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Sobre a Xerox Portugal
Xerox Portugal é uma organização em desenvolvimento contínuo, em busca constante de novas tecnologias e soluções adequadas às necessidades e expectativas dos clientes, tendo como base um ambiente estimulante e flexível à participação de todos os colaboradores.

Posicionando-se como uma marca orientada para o cliente, centrada na inovação tecnológica e qualidade, assume preocupações ao nível da responsabilidade social e preservação do meio ambiente.

Comercializa soluções de impressão quer para ambientes de escritório, quer para os mercados da indústria das artes gráficas. A sua abordagem de serviços em outsourcing de documentos permite posicionar-se no mercado como parceiro de valor comprovado, que compreende os desafios dos diferentes sectores.

Concentra o seu investimento na Pesquisa e no Desenvolvimento de novas soluções para a área das Tecnologias de Informação e faz parte de um grupo que actua em 160 países, de todos os continentes.

A Xerox Portugal é maioritariamente participada pela Xerox Europa Limited e opera em Portugal desde 1965 a partir da sua sede em Lisboa e com concessionários e parceiros autorizados espalhados por todo o país.
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Para mais informações, por favor contacte:
Vanda Rosário
PRD3
T: 21 153 64 51
Telemóvel: 93 448 57 30
Vanda.rosario@prd3.pt



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