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Stiftung Würth führt Managed Print Services von Xerox ein

XeroxDie zur Würth Gruppe gehörige gemeinnützige Stiftung Würth führt an allen Standorten Xerox Managed Print Services ein und tauscht die vorhandenen Drucksysteme verschiedener Hersteller durch Drucksysteme von Xerox  aus. Die von der Stiftung Würth geförderten Schulen in Künzelsau, Berlin und Pfäffikon (Schweiz) profitieren von einer umfassenden Arbeitserleichterung sowie einer hohen Druckqualität bei einfacher Bedienung. Gleichzeitig senken die Schulen ihre Druckkosten enorm. Der Vertrag wurde für einen Zeitraum von fünf Jahren mit dem Xerox Partner Burghold & Frech GmbH in Erfurt geschlossen.

Rund 1.000 Schüler besuchen die Bildungsinstitute, die sich auf eine individuelle und ganzheitliche Förderung und die Entwicklung sozialer Kompetenzen fokussieren. Insgesamt setzt die Stiftung Würth 15 Drucksysteme von Xerox ein. Darunter sind acht Xerox ColorQube 9301 und sechs Schwarzweiß-Multifunktionssysteme der Reihe Xerox WorkCentre 5740. In der Einrichtung in Künzelsau kommt zudem ein Multifunktionssystem Xerox Phaser 3635 zum Einsatz.

Entscheidungskriterium Arbeitsentlastung

Wichtig war der Stiftung Würth, die Mitarbeiter von den mit der Druckumgebung zusammenhängenden Prozessen zu entlasten und diese Aufgaben in die Hände des Vertragspartners zu legen. Jens Burghold, Geschäftsführer der Burghold & Frech GmbH, beschreibt den Service-Umfang: „Wir überwachen die Systeme und unterstützen bei Störungen. Die Mitarbeiter der Schulen müssen sich nicht länger um die rechtzeitige Bestellung der Verbrauchsmaterialien kümmern. Die Drucksysteme melden, wenn etwas zur Neige geht. Bestellung und Lieferung erfolgen automatisch über uns. Auch die Wartungsarbeiten, Zählerstandsmeldungen und gegebenenfalls Technikereinsätze erfolgen automatisiert. Damit sind die Drucksysteme immer einsatzfähig, ohne dass die Schulangestellten hierfür Zeit aufwenden müssen.“

Druckkosten signifikant gesenkt

Dass sich die Einführung von Managed Print Services und die Umstellung auf die Systeme von Xerox für die Stiftung Würth bezahlt machen, hat sich bereits nach kurzer Zeit gezeigt: Die Schule in Pfäffikon, in der als erstes die Installation der neuen Systeme abgeschlossen wurde, konnte schon im ersten Monat die Druckkosten um 82 Prozent senken. Vor allem bei Farbdrucken zeigen sich die Xerox ColorQube-Systeme durch das dreistufige Preismodell deutlich sparsamer als die abgelösten Konkurrenzprodukte. Bei diesem Preismodell wird der Anteil der Farbe pro Seite berechnet, so dass Ausdrucke mit geringer oder mittlerer Farbabdeckung entweder nur zum Schwarzweiß- oder zum halben Farbseitenpreis berechnet werden. Über die fünfjährige Vertragslaufzeit kann dadurch eine Einsparung im fünfstelligen Bereich realisiert werden.

Stefan Großöhmigen, der für die Schulen zuständige Vorstand der Stiftung Würth, erläutert die Entscheidung für die Umstellung der Druckinfrastruktur: „Für uns war es vor allem wichtig, dass unsere Lernpartner und Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt problemlos drucken können. Sie sollen keine Zeit mehr für Tonerbestellungen oder für die Behebung von Druckerproblemen aufwenden müssen. Die deutliche Reduzierung der Druckkosten vor allem im Farbbereich ist natürlich ein willkommener Nebeneffekt.“

Im Zuge der Optimierung der Druckinfrastruktur wurden auch die kostenintensiven Kartenlesegeräte abgeschafft, über die sich Schüler und Lehrkräfte zuvor an den Druckern anmelden mussten. Heute passiert das über die Eingabe einer PIN am Touchscreen. So können alle Drucke auch weiterhin den vorhandenen Kostenstellen zugeordnet werden.

Stefan Großöhmigen weiter: „Über die technischen und finanziellen Aspekte hinaus, waren vor allem die besonderen Analyse- und Beratungsdienstleistungen des Xerox Vertragspartners Burghold & Frech weitere Gründe für die Entscheidung für Xerox. Es wurden Verbrauchsgewohnheiten transparent gemacht, so dass Kostensenkungspotentiale gehoben werden konnten.“

Pilotprojekt Schule

Der Einsatz der neuen Technologien bei der Stiftung Würth ist ein Pilotprojekt. Bisher läuft dieses sehr zufriedenstellend, so dass die Implementierung ähnlicher Strukturen auch in den anderen Bereichen der Würth Gruppe möglich ist. „Wir sind von Service und Qualität überrascht. Die Umsetzung unserer Wünsche und die Lösung der bestehenden Probleme haben gut funktioniert“, zieht Stefan Großöhmigen Bilanz.



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